Техническое решение автоматизации торгового участка бухгалтерского учета малого и среднего предприятия

Автор - Алексей Протопопов

    Содержание:

• Аббревиатуры.
• Введение.
• Недостатки традиционного метода.
• Пути решения недостатков.
• Этапы осуществления автоматизации торгового участка бухгалтерского учета компанией ДАТАКОМ.
• Предпроектное обследование предприятия.
• Внедрение ПП.
• ИТС.

   Аббревиатуры:

• ПП - Программный продукт.
• ПО - Программное обеспечение.
• ПК - Персональный компьютер.
• ИТС - Информационно Техническое Сопровождение.
• ред.8.х - Конфигурация программы "1С: Предприятие".
• ТЗ - Техническое Задание.
• ИБ - Информационные Базы.

Введение

   Все предприятия раньше или позже сталкиваются с необходимостью автоматизации учета на предприятии. Это может быть вызвано несколькими причинами:

• требованиями государственных контролирующих органов предоставления отчетности в электронном виде;
• накоплением бумажного документооборота.

   Также к принятию решения по автоматизации учета может подтолкнуть необходимость оперативного получения аналитической информации для принятия решений по деятельности предприятия, контроль над работой предприятия, вычисление прибылей и убытков предприятия, учет рентабельности и убыточности тех или иных товаров.

   Традиционно Торговый участок бухгалтерского учета велся с применением бумажных документов. Этот метод имеет свои существенные недостатки:

1. Ручное заполнение документов.
2. Необходимость в продолжительном времени для заполнения документов при обслуживание клиентов.
3. Многократный повтор заполнения документов при проведение типовых торговых операций.
4. Невозможность быстрого проведения аналитического учета и быстрого получения аналитических данных.

   Существуют следующие пути решения данных недостатков:

• Применение средств малой автоматизации при ведении бухгалтерского учета.
• Применение средств вычислительной техники для:
1. Подготовки и формирования первичных документов.
2. Ведение баз данных.
3. Формирование средств аналитического учета.
• Применение Программных средств, для автоматизации торгового участка бухгалтерского учета.

   В настоящее время для автоматизации торгового участка существуют и используются Программные средства следующих наименований:

• "1С Предприятие 7.7 "Торговля + Склад" ред.8.х" - Программный продукт компании 1С.
• "БЭСТ".
• "Галактика".
• "Товар, Деньги, Товар".
• "Парус".

   Компания ДАТАКОМ использует для автоматизации торгового участка бухгалтерского учета, Программный продукт компании 1С: "1С Предприятие 7.7 "Торговля + Склад" ред.8.х".

Основные преимущества для работы с данным Программным продуктом:

• Гибкость в настройках и конфигурировании.
• Интуитивный интерфейс.
• Возможность ведения учета в разрезе, для нескольких предприятий, в одном программном продукте.
• Быстрое проведение типовых торговых операций с получением стандартных бумажных форм.
• Информационно Техническая поддержка компанией разработчиком, через широко распространенную сеть дилеров и фирм - франчайзи.
• Получение аналитической информации средствами данного Программного продукта.
• Выгрузка данных из информационной базы и их обмен с другими Программными продуктами компании 1С средствами данного программного продукта в частности с "1С Бухгалтерией".
• ПП обеспечивает авторизацию доступа к Информационным базам, как при начале работы, так и при отлучении на некоторое время с помощью команды "Временная блокировка данных".
• Программный продукт может быть, как локальным, так и сетевым, что позволяет при установке сетевого программного продукта работать нескольким пользователям с одной информационной базой.
• При внесении в данный программный продукт дополнения, в частности компоненты "Управление распределенными базами данных", возможен обмен данными с удаленными рабочими местами и получения, как стандартной, так и аналитической отчетности с учетом данных этих Рабочих мест.

       Компания ДАТАКОМ осуществляет автоматизацию торгового участка бухгалтерского учета в несколько этапов:

• Предварительное обследование предприятия.
• Внедрение.
• ИТС.

     Предварительное обследование предприятия.

1. Обследование аппаратной части предприятия.
2. Исследование модели учетной политики предприятия.
3. Беседы и опросы сотрудников предприятия.
4. Выработка коммерческого предложения и рекомендаций.
5. Формирование Технического Задания.
6. Выбор и заказ программного продукта.

1. Обследование аппаратной части предприятия.

Проводится для выяснения текущих параметров аппаратной части и их соответствие требованиям программного продукта, политике безопасности работы с данными.

2. Исследование модели учетной политики предприятия.

Проводится для четкого обозначения движения денежных и материальных средств внутри предприятия, поступление и продажа, выдача товаров на реализацию. Методы учета товаров и денежных средств на предприятии.

3. Беседы и опросы сотрудников предприятия.

Этот этап включает в себя выяснение данных о пользователях, их умение работы на ПК, знание Программных продуктов. С сотрудниками работающими на ПК проводится беседа о состоянии ПК: были ли сбои системы, зависание программ, не корректное завершение работы вследствие неаккуратности работы, сбоев электропитания, ремонт ПК, срок работы на данном предприятии.

4. Коммерческое предложение и рекомендации.

Коммерческое предложение включает в себя предложение по Приобретению программного продукта, Усиление политики безопасности по электропитанию, Регламент по предстоящим работам с их предварительной оценкой.

5. Формирование Технического Задания.

Формирование ТЗ производится с учетом: ГОСТ 34.601-90 (Стадии создания АС), ГОСТ 34.602-89 (ТЗ на создание АС) и методические указания РД 50-34.698-90 (Требования к содержанию документов), что позволяет конкретно сформулировать, какой ПП больше всего соответствует и наиболее подходит, для автоматизации торгового участка бухгалтерского учета конкретного предприятия.

6. Выбор и заказ программного продукта.

После выбора ПП на этом этапе происходит заказ ПП наиболее подходящего для данного предприятия.

Внедрение.

• Настройка типовой конфигурации под тонкости и нюансы работы данного предприятия.
• Проведение консультаций с персоналом по:
1. Работе с ПП.
2. Методике проведения типовых торговых операций методами ПП.
3. Возможностям ПП.
4. Политике сохранения данных Информационной базы ПП.
5. Передача заказчику Технологических карт по проведению типовых торговых операций методами ПП.
• Получение и передача ПП Заказчику.
• Установка ПП.
• Контроль ввода начальных остатков в Информационную базу ПП.
• Контроль работы с ПП в течение 2 недель.
• Контроль после первого месяца работы с ПП.

Настройка типовой конфигурации под тонкости и нюансы работы данного предприятия.

Конфигурирование типовой конфигурации ПП под нюансы и тонкости данного предприятия производится в несколько этапов:

1. Конфигурирование.
2. Тестирование типовой конфигурации с настройками. Тестирование заключает в себе проведение типовых операций, выгрузку и загрузку данных методом ПП, заполнение справочников, проверка стандартной и аналитической отчетности, выгрузки данных в ПП "1С".

Проведение консультаций с персоналом по:

1. Работе с ПП.
2. Методике проведения типовых торговых операций методами ПП.
3. Возможностям ПП.
4. Политике сохранения данных Информационной базы ПП.
5. Передача персоналу предприятия "Технологических Карт по проведению типовых торговых операций" с помощью ПП, осуществляется для повторения и закрепления у персонала методики проведения типовых торговых операций.

Получение и передача ПП Заказчику.

На этом этапе происходит передача ПП Заказчику и регистрация ПП в фирме "1С".

Установка ПП.

Установка ПП. Определение приоритета работы пользователей с ПП, установка авторизации доступа к работе с ПП.

Контроль ввода начальных остатков в Информационную базу ПП.

При вводе начальных данных, остатков на предприятии присутствует представитель компании ДАТАКОМ. Осуществляет контроль над вводом данных, отвечает на возникающие вопросы.

Контроль работы с ПП в течение 2 недель и в конце первого месяца работы ПП.

Специалистами компании ДАТАКОМ в течение 2 недель осуществляется контроль за работой ПП, вводом данных пользователями, контроль сохранения данных. В конце первой и в конце второй недели проводится тестирование информационной базы для проверки на наличие ошибок возникших в процессе работы с ПП, проверка границы последовательности и целостности структуры подчиненности. При возникновении и нахождении ошибок составляется акт об ошибках, и проводятся работы по их устранению. Аналогичные работы проводятся в конце первого месяца работы с ПП.

ИТС
(Информационно Техническое Сопровождение).

ЕЖЕМЕСЯЧНО
Компания 1С выпускает компакт-диск информационно-технологического сопровождения,
который содержит:

• Технологическую информацию и материалы для пользователей.
• Актуальные типовые формы бухгалтерской отчетности, ежеквартально выпускаемые компанией "1С" в соответствии с инструкциями Министерства по налогам и сборам и Минфина РФ.
• Новые релизы (в пределах той же версии) компонент системы "1С:Предприятие".
• Методики, консультации, руководства, практические рекомендации.
• Учебные и методические материалы по эксплуатации, настройке и конфигурированию системы, подготовленные сотрудниками компании "1С" и специалистами Финансовой Академии при Правительстве РФ.
• Ежеквартальные практические рекомендации по ведению учета и составлению отчетности известных аудиторов.
• Консультации по бухучету и налогообложению от АКДИ "Экономика и Жизнь" и других экономических издательств и агентств.
• Систему правовой поддержки, интегрированную с программами семейства "1С:Предприятие".

Компания ДАТАКОМ, являясь франчайзи "1С", предоставляет услуги по:

• Возможность получения компакт- диска ИТС в офисе компании ДАТАКОМ.
• Клиентам, подписавшимся на абонентное сопровождение компакт - диск ИТС вручается в офисе компании ДАТАКОМ, но ознакомление с ИТС производится непосредственно в офисе Клиента.
• Знакомству клиента с новыми информационно-технологическими компонентами, устанавливает их на компьютер.
• Помогает освоить новые возможности программ семейства "1С:Предприятие".
• Проводит профилактику компьютерных систем, помогают предотвратить сбойные ситуации и обеспечить постоянную, надежную и эффективную работу системы.